Ett viktigt ansvar för alla företagare som säljer varor och tjänster mot kontant betalning, betalkort eller t.ex. Swish är att förstå och uppfylla de krav som finns på kassaregister. Att föra ett korrekt kassaregister bidrar till trygghet för både företagare och konsumenter på marknaden. Användning av kassaregister är ett lagstadgat krav, och därmed tvingande för de flesta verksamheter. I denna artikel går vi igenom vad dessa krav innebär, vilka undantag som finns och hur du kan säkerställa att ditt företag följer konstens alla regler.
Varför krav på kassaregister?
Kravet på kassaregister infördes för att öka transparensen och säkerheten inom handeln. Alla företag som säljer varor eller tjänster mot kort- eller kontantbetalning är i regel skyldiga att ha ett godkänt kassaregister. Syftet med ett kassaregister är att säkerställa att alla transaktioner registreras korrekt. Att företag måste föra kassaregister gör det enklare för både företag och Skatteverket att följa upp företagens omsättning och de kan på så sätt motverka skattefusk. Det bidrar också till en mer rättvis konkurrens företagare emellan.
Vad är ett kassaregister?
Ett kassaregister är en slags förteckning som skapats för att registrera försäljning av varor och tjänster. Ett kassaregister kan finnas i allt från en traditionell kassaapparat till moderna datorbaserade kassasystem med integrerade betalterminaler. Enligt lag måste alla kassaregister vara certifierade och uppfylla specifika tekniska krav. De ska bland annat vara utrustade med en kontrollenhet som säkerställer att inga transaktioner kan raderas eller manipuleras retroaktivt. Dessutom måste företaget anmäla sitt kassaregister till Skatteverket innan det tas i bruk.
Undantag från krav på kassaregister
Det finns situationer där företag inte behöver använda ett kassaregister. Några av dessa undantag är:
- Försäljning i liten omfattning: Om din verksamhet har en så pass liten omsättning att den inte bedöms ha någon betydelse för skattekontrollen kan du vara undantagen från kassaregisterkravet. Om försäljningen understiger fyra prisbasbelopp per år (2024 motsvarar detta 229 200 kronor), kan ditt företag exempelvis vara så pass litet att det slipper undan kravet på kassaregister.
- Viss typ av försäljning: Viss typ av försäljning kan också var undantagen från kravet på kassaregister, till exempel: distansförsäljning, automatförsäljning eller andra branscher med särskilda regler.
Om du är osäker på om du uppfyller kraven för att behöva kassaregister eller inte kan du kontakta Skatteverket direkt för att få ett definitivt svar baserat på din specifika situation. De kan vidare ge dig vägledning och klargöra vilka regler som gäller för just din verksamhet. Det är också en bra idé att besöka Skatteverkets webbplats, där du hittar detaljerad information om regler och undantag samt exempel som kan hjälpa dig att bedöma om ditt företag omfattas av undantagsreglerna eller inte.
Hur ska man välja ett kassaregister som uppfyller kraven?
Det finns många olika typer av kassaregister på marknaden, och valet beror på verksamhetens behov. Några faktorer att beakta är:
- Verksamhetens storlek: Mindre företag kan klara sig med ett enklare kassaregister, medan större verksamheter kan behöva ett mer avancerat system med möjligheter för lagerhantering och bokföring.
- Typ av försäljning: För verksamheter med mycket kontanthantering är en robust lösning med stark säkerhet viktig, medan företag med mestadels kortbetalningar kan prioritera snabba och smidiga kortläsare.
- Mobilitet: För företag som ofta byter försäljningsställen kan ett mobilt kassasystem vara mer lämpligt än ett stationärt kassaregister och vice versa.
Genom att välja rätt kassaregister och säkerställa att verksamheten följer Skatteverkets krav kan du som företagare undvika problem och istället fokusera på att utveckla din verksamhet. För mer information och rådgivning kring val av kassaregister, besök gärna vår produktsida för kassaregister där du kan hitta produkter och lösningar anpassade för just din verksamhet. Du är också varmt välkommen att kontakta oss så berättar vi mer.
